Jumbon Apteekin rekisteriseloste

Jumbon Apteekin asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Jumbon Apteekki (Vantaan II apteekki) / Sinipharma Oy

Vantaanportinkatu 3
01510 Vantaa
[email protected]
p. 09 7743 780

Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Apteekkari Jari Kiviranta 

Vantaanportinkatu 3
01510 Vantaa
[email protected]
p. 09 7743 780

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön. Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti. 

1.1 Apteekkiasiakkaat (reseptiasiakkaat)

Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. EU-lainsäädäntöön perustuvan lääkevarmennuksen osana tallennetaan kaikkien lääkevarmennuksen piirissä olevien, apteekista toimitettujen, lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit. Lääketurvallisuuden parantamiseksi (rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna) apteekin järjestelmään tallennetaan lisäksi ostotapahtuman yksilöivä tieto, jolla voidaan jäljittää informointia varten myös asiakkaat, joille lääkettä on toimitettu (reseptitietojen lakisääteisen säilytysajan puitteissa). Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi lääkkeiden takaisinvetotilanne.

1.2 Kanta-asiakkaat

Kanta-asiakkaita ovat asiakkaat, jotka ovat liittyneet Yliopiston Apteekin kanta-asiakasohjelmaan hyväksymällä ohjelman asiakasehdot ja ilmoittaneet kanta-asiakkuuden edellyttämät asiakastiedot ja tarvittavat suostumukset Yliopiston Apteekin verkkopalvelussa tai apteekkimyymälässä. Myös Jumbon Apteekki ja muut Yliopiston Apteekin kumppaniapteekit ottavat vastaan liittymisilmoituksia Yliopiston Apteekin puolesta. 

1.3 Tiliasiakkaat

Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä.

2. Rekisterin tietosisältö

2.1 Reseptiasiakkaat:

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja: 

• Etunimi, sukunimi
• Henkilötunnus
• Kaikki reseptille tallennettavat tiedot
• Toimitettujen lääkevarmennettavien lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit
• Osto- ja maksutapahtumat
• Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
• Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
• Puhelinnumero ja/tai sähköposti lääkehoidon tukipalveluihin tai mobiiliasiointiin hyödynnettäväksi asiakkaan itse luovuttaessa tiedot apteekille (esim. lääkkeiden saatavuustiedot)

Eläinreseptit:

• Omistajan Etunimi, Sukunimi
• Omistajan osoitetiedot: Lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka

2.2 Kanta-asiakkaat

Kanta-asiakas saa samat edut kaikista Yliopiston Apteekeista Suomessa sekä valikoidut edut myös Jumbon Apteekissa ja muissa Yliopiston Apteekin kumppaniapteekeissa. Kun asiakas haluaa käyttää Jumbon Apteekissa kanta-asiakkaan etuja tai hyötyjä, Jumbon Apteekki hankkii asiakkaan antaman suostumuksen perusteella Yliopiston Apteekilta seuraavat tiedot, joita Jumbon Apteekki käsittelee pelkästään tätä tarkoitusta varten:

• Perustiedot, esimerkiksi: sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja muut yhteystiedot
• Kanta-asiakkuuden tiedot, esimerkiksi: asiakasnumero ja yhteisön numero, yhteisön bonusrahan määrä, asiakkuuden luontipäivämäärä, alennusryhmät, asiakasryhmät, onko mobiilikortti

2.3 Tiliasiakkaat

Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 2.1 lueteltujen lisäksi 

• Suoramaksu / E-lasku-tiedot
• Edunvalvojan tiedot
• Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
• Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

E-lasku / Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi (etunimi ja sukunimi)
• Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
• Virtuaalinen IBAN-tilinumero

Laskujen välityspalveluun lähtevät tiedot:

• Asiakkaan Etunimi, Sukunimi
• Asiakkaan Edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)
• Asiakkaan ostotiedot
• Asiakkaan ja apteekin e-lasku / verkkolaskuosoite
• Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut laskutettavat tuotteet (tuotteet on mahdollista piilottaa laskulta asiakaskohtaisesti, pelkkä läheterivi jää tässä tapauksessa laskulle)

3. Henkilötietojen säilytysaika 

3.1 Apteekin kerta-asiakkaat 

Apteekin kerta-asiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ei ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.) Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan.

3.2 Kanta-asiakkaat

Ellei lakisääteisistä vaatimuksista muuta aiheudu, kanta-asiakkaan tiedot poistetaan asiakasrekisteristä, kun kanta-asiakkuus ja siihen liittyvät asiakkaan, Jumbon Apteekin ja Yliopiston Apteekin väliset velvoitteet ovat päättyneet.

3.3 Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan.

4. Liitynnät muihin järjestelmiin

4.1 Apteekkiasiakkaat 

Apteekkisopimusjärjestelmä 

• Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita
• Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä
• Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä

Valtakunnallinen reseptikeskus 

• Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
• Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Kelan palvelut

• Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
• Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
• Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten 
• Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä 

Työpaikkakassat (työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)

• Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely

Vakuutusyhtiöt (vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)

• Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön

Suomi.fi-valtuudet -palvelu

• Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Apteekkiasiointiin löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta.

4.2 Kanta-asiakkaat

Jumbon Apteekki luovuttaa Yliopiston Apteekille tiedot asiakkaan käyttämistä tai ostamista tuotteista ja palveluista sekä bonusrahan käytöstä siltä osin, mikä on tarpeellista kanta-asiakkaan etujen toimittamisen kannalta.   

Yliopiston Apteekki käsittelee sille luovutettuja tietoja oman tietosuojaselosteen mukaisesti (ks. https://www.yliopistonapteekki.fi/rekisteriseloste).

4.3 Tiliasiakkaat

E-lasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset): Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu -sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle e-laskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.

Jumbon Apteekki välittää laskut asiakkailleen Receptum Oy:n (y 1635372-4) laskutuspalvelua hyödyntäen. Receptum Oy (ja sen alihankkija RopoCapital Oy) toimivat laskujen käsittelijöinä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä. Apteekki toimittaa laskutettavat tiedot palveluun, jossa hoidetaan laskujen välittäminen edelleen apteekin asiakkaille. Laskut välitetään joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan mukaisesti. 

4.4 Kassa-asiakkaat

Korttimaksutiedot siirtyvät Worldlinelle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto 

Asiakasrekisterin tiedot ovat aina luottamuksellisia. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

• Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveysarkisto)
• Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
• Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista
• Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
• Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
• Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

7. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Asiakasrekisterin suojaus

Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä. 

Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007). 

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

Kanta-asiakastietojen suojaus

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu salasanalla, käyttöoikeustasoilla ja rooleilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

Kanta-asiakastietoihin on pääsy ja käyttöoikeus vain niillä salassapitovelvollisuuden alaisilla Jumbon Apteekin työntekijöillä, joille tiedot ovat työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömiä.

8. Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Asiakkaan tietoja koskevat asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen menetelmät. Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Kanta-asiakastietoja koskevat asiakkaan oikeudet

Yliopiston Apteekki toimii kanta-asiakkaiden keskitettynä yhteyspisteenä kysymyksissä, jotka koskevat kanta-asiakkaille kuuluvien tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksien käyttämistä, esim. omien tietojen tarkistamista. Nämä oikeudet on selostettu ja yhteyspisteen tiedot on ilmoitettu Yliopiston Apteekin asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa (ks. https://www.yliopistonapteekki.fi/rekisteriseloste).

9. Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, jotka ovat apteekkilainsäädännön mukaan mahdollista korjata jälkikäteen.

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä. 

Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista, jos asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

10. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

11. Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.

12. Kameravalvontarekisteri 

12.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen. Tämän lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan turvallisuutta. Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain(759/2004) 17 §:n 2 momentin 1–3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

12.2 Rekisterin tietosisältö

Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa, kiinteistöjen ulko-ovien edustalla ja piha-alueilla syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto.

12.3 Henkilötietojen säilytysaika 

Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

12.4 Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

12.5 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto 

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.  Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

12.6 Rekisterin suojauksen periaatteet 

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä. Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ole ulkopuolisilla pääsyä.   Apteekin ja järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

13. Muut asiakaspalvelua tukevat lisäpalvelut

13.1 Facebook ja Instagram -mainonta

Apteekilla on Facebook- ja Instagram sivut, joilla mainostetaan tuotteita ja järjestetään arvontoja. Facebook tai Instagram ei ole osallinen näihin arvontoihin. Osallistumalla arvontaan osanottaja hyväksyy nimensä julkaisun arvonnan päivityksessä, mikäli voitto osuu kohdalle. Tieto jää Facebook tai Instagram -sivuille.

Tietosuojaseloste päivitetty 8.1.2024
Versio n:o 1.5