Rekisteriseloste yrityksille

Yliopiston Apteekin yritysasiakas-, toimittaja- ja päättäjärekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Yliopiston Apteekki (y-tunnus 0202635-1)

Valimotie 7
00380 Helsinki
puh. 09–5420 46

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt:

Laura Ahonen
Johtaja, terveydenhuolto
puh. 09-5420 46, [email protected]

Roosa Kinnunen
Yliopiston Apteekin tietosuojavastaava
puh. 09-5420 46, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:  

  • rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana, alihankkijana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen (jäljempänä ”Yritykset”) välisen sopimuksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa asiakas- ja muita suhteitaan Yritysten kanssa
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu suoramarkkinoida tuotteitaan ja palvelujaan nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille
  • rekisteröidyn antama suostumus kerätä tietoja rekisterinpitäjän verkko-ja mobiilipalvelujen käytöstä evästeiden, mainontatunnisteiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla tämän selosteen mukaisiin tarkoituksiin 

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja hankkiminen
  • rekisterinpitäjän ja Yritysten välisen suhteen luominen, hoitaminen, ylläpito, kehittäminen,
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
  • tyytyväisyystutkimukset ja muu Yritysten ja rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen perustuva viestintä 
  • mielipide- ja markkinatutkimukset, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen
  • rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti
  • Internet- ja mobiilimainonnan kohdentaminen 
  • analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja nykyisten ja potentiaalisten asiakas-, alihankkija- ja yhteistyökumppaniyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Perustiedot: nimi, arvo tai ammatti, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen tiedot, työpaikan posti- ja käyntiosoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, palvelukieli
  • Markkinointitiedot: tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostustuksen kohteet, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot ja suostumukset; 
  • Palveluiden käyttötiedot: esim. käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; palvelun käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt rekisterinpitäjän sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
  • Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: asiakaspalautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
  • Tietoja sosiaalisen median käytöstä: Internet-sivustollamme voi olla käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä), kuten Facebookin Tykkää-painike tai sisällön jakamiseen tarkoitettu Jaa tämä -painike. Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle tiedot Facebookissa jakamistasi sivustoa koskevista kommenteista ja linkeistä. Lisäksi Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle julkiseen profiiliisi sisältyvät tiedot muun muassa käyttäjänimesi tai -tunnuksesi, ikäryhmäsi, maasi/kielesi ja kaverilistasi, sekä muita tietoja, joita jaat palveluiden kanssa. Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Voit perehtyä niiden tietosuojakäytäntöihin niiden omissa palveluissa, esim. https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation. 
  • Profiili- ja luokittelutiedot: Edellä kuvattujen tietojen, sekä säännönmukaisista tietolähteistä kerättyjen luokitus- yms. tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja -profiilit

Suoramarkkinoinnissa potentiaalisille ja entisille asiakkaille käytetään vain perustietoja sekä markkinointitietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muun asioinnin sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana ja tapahtumien yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy, Fonecta Oy, Posti Oy) sekä muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi. 

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, rekisterinpitäjä varmistaa, että EU komissio on hyväksynyt kohdemaan tietosuojan tason asianmukaiseksi tai sopimalla siirrosta EU komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla (henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat) ja muilla teknisillä keinoilla. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen vuoksi.  Palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään lähtökohtaisesti viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun rekisteröity ei ole enää yritysasiakkaan kontaktihenkilönä. 

Rekisterinpitäjällä on kuitenkin aina oikeus säilyttää henkilötiedot tai muutoin käsitellä niitä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainitun säilytysajan jälkeen. (Huom. rekisterinpitäjä säilyttää muilla perusteilla yritysasiakkaan tietoja, eli tietoja sellaisesta rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen käytöstä, kirjeenvaihdosta ja muusta yhteydenpidosta, jotka rekisteröity on suorittanut yritysasiakkaan edustajana sen puolesta ja lukuun, sillä ne eivät ole henkilötietoja.)

Rekisteröidyn perustiedot ja markkinointitiedot säilytetään suoramarkkinointitarkoituksia varten pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. 

Rekisteröidyn tarkastus- ja muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä kantelu henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. 

Edellä mainitut pyynnöt ja kiellot voidaan tehdä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.

Päivitetty 26.3.2021